Kennismanagementsystemen (KMS) vormen een essentieel onderdeel van de organisatiestructuur en stellen bedrijven in staat kennis effectief vast te leggen, op te slaan en te delen. Deze systemen spelen een cruciale rol bij het benutten van de intellectuele activa van een organisatie en het bevorderen van innovatie. In dit artikel gaan we dieper in op de definitie en doelstellingen van kennismanagementsystemen, hun compatibiliteit met managementinformatiesystemen en hoe ze bijdragen aan het succes van de organisatie.
Definitie van kennismanagementsystemen
Kennismanagementsystemen omvatten de strategieën, processen en technologieën die het creëren, vastleggen, organiseren en verspreiden van kennis binnen een organisatie vergemakkelijken. Deze systemen zijn ontworpen om werknemers in staat te stellen efficiënt toegang te krijgen tot de kennisbronnen van de organisatie en deze te gebruiken, wat leidt tot geïnformeerde besluitvorming en verbeterde productiviteit.
Kennisbeheersystemen omvatten het gebruik van verschillende tools en platforms, zoals databasebeheersystemen, documentbeheersystemen en samenwerkingssoftware, om informatie en kennismiddelen vast te leggen en te beheren. Deze troeven kunnen bestaan uit expliciete kennis (gedocumenteerde informatie) en stilzwijgende kennis (persoonlijke expertise en ervaringen).
Doelstellingen van kennismanagementsystemen
De doelstellingen van kennismanagementsystemen draaien om het vergroten van het vermogen van de organisatie om kennis effectief te benutten en te gebruiken. Deze doelstellingen omvatten:
- Kennis vastleggen: KMS heeft tot doel zowel expliciete als stilzwijgende kennis van werknemers, documenten en andere bronnen binnen de organisatie vast te leggen. Door dit te doen kunnen organisaties kennisverlies als gevolg van personeelsverloop voorkomen en een opslagplaats van onschatbare informatie creëren.
- Kennisopslag en -organisatie: Zodra kennis is vastgelegd, slaat KMS deze op een gestructureerde manier op en organiseert deze. Dit omvat het categoriseren van kennis op basis van relevantie, context en toegankelijkheid, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om de informatie op te halen en te gebruiken wanneer dat nodig is.
- Toegang tot en ophalen van kennis: KMS biedt werknemers eenvoudige toegang tot de opgeslagen kennisbronnen. Via intuïtieve zoekfuncties en goed gestructureerde opslagplaatsen kunnen werknemers relevante informatie en expertise ophalen, waardoor hun besluitvormingsvermogen en taakprestaties worden verbeterd.
- Kennis delen en samenwerken: Het faciliteren van kennisdeling en samenwerking is een belangrijke doelstelling van KMS. Met deze systemen kunnen werknemers hun expertise inbrengen, best practices delen en samenwerken aan projecten, wat leidt tot een beter geïnformeerde en innovatieve organisatiecultuur.
- Kennisbenutting en innovatie: Door gemakkelijke toegang tot kennis en expertise te bieden, stelt KMS werknemers in staat organisatorische kennis te benutten voor innovatie en probleemoplossing. Deze doelstelling heeft tot doel een cultuur van continu leren en verbeteren binnen de organisatie te bevorderen.
Compatibiliteit met managementinformatiesystemen
Kennismanagementsystemen zijn nauw verwant aan managementinformatiesystemen (MIS), maar dienen verschillende doeleinden. Terwijl MIS zich richt op het verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens voor bestuurlijke besluitvorming, richt KMS zich op het beheren van kennisbronnen en het bevorderen van een cultuur van kennisdeling binnen de organisatie.
KMS en MIS kunnen elkaar echter op verschillende manieren aanvullen. KMS kan bijvoorbeeld waardevolle kennis en expertise bieden ter ondersteuning van het datagestuurde besluitvormingsproces dat door MIS wordt gefaciliteerd. Integratie tussen KMS en MIS kan organisaties in staat stellen informatieve en op kennis gebaseerde inzichten te combineren, wat leidt tot meer alomvattende en geïnformeerde besluitvorming.
Bovendien maken KMS en MIS vaak gebruik van vergelijkbare technologieën, zoals databases, analysetools en samenwerkingsplatforms. De compatibiliteit tussen deze systemen ligt in hun gedeelde gebruik van technologie om organisatorische middelen te beheren en te benutten, zij het met verschillende aandachtspunten.
Conclusie
Kennismanagementsystemen zijn van cruciaal belang voor organisaties die hun intellectuele eigendommen willen benutten en een cultuur van kennisdeling, leren en innovatie willen bevorderen. Door de doelstellingen van kennismanagementsystemen te definiëren en inzicht te krijgen in de compatibiliteit ervan met managementinformatiesystemen, kunnen organisaties hun kennisbronnen optimaliseren en duurzaam succes stimuleren.
Over het geheel genomen kan de effectieve implementatie en benutting van kennismanagementsystemen leiden tot verbeterde besluitvorming, betere prestaties van medewerkers en een concurrentievoordeel op de markt.